Thủ thuật

Cách viết email chuyên nghiệp nhất hiện nay

10/11/2019

12576

Cách viết email chuyên nghiệp nhất hiện nay. Để có thể tạo ấn tượng và thể hiện sự chuyên nghiệp đối với người nhận.

Sử dụng dòng Subject.

Tiêu đề của một bài báo có hai chức năng: Gây sự chú ý cho người đọc và tóm tắt nội dung của bài viết. Người đọc dựa vào đó sẽ quyết định sẽ tiếp tục đọc hay không đọc bài báo đó. Tiêu đề email của bạn cần đảm bảo được hai chức năng như vậy.

Chú ý rằng tiêu đề email để trắng (không có tiêu đề email) có thể bị coi là Spam mail. Tiêu đề không rõ ràng, tiêu đề quá dài có thể khiến người đọc không quan tâm đến thư của bạn.

Cách viết email – Chú ý khi gửi file đính kèm

Nếu cần thiết gửi file đính kèm, luôn chú ý không gửi file quá nặng. Có thể gây khó khăn cho người nhận trong việc tải thư xuống. Ngày nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, bạn có thể sử dụng Google Docs, Yousendit.com, MediaFire.com,.. Tải file của mình lên đó và gửi đường link cho người nhận thay bằng đính kèm file trong mail.

Tuy nhiên, khi tải file lên các website trung gian. Bạn cần chú ý về độ bảo mật của văn bản. Một gợi ý cho vấn đề này là bạn có thể cài Mật khẩu cho file.

Trong trường hợp lượng file đính kèm quá nhiều. Bạn nên đánh số thứ tự cho file hoặc tạo mục lục file đính kèm để người nhận tiện theo dõi.

Hiểu rõ và sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy).

Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC có nghĩa người gửi chỉ muốn cập nhật thông tin để bạn tham khảo. Bạn chú ý tránh trường hợp nhầm lẫn giữa CC (người tham khảo) và TO (người thực hiện các yêu cầu trong email nếu có).

Đối với trường hợp BCC, bạn cần chú ý trường hợp nào thực sự nên sử dụng. Rất tránh các trường hợp gửi thông tin lén lút với ai đó trong công việc. Một tiêu chuẩn khi làm việc là sự rõ ràng, minh bạch.

Cẩn thận trong việc Reply All.

Khi gửi thư, bạn phải biết chắc là mình muốn trả lời ai và muốn nhận phản hồi từ ai.

Trong trường hợp sếp bạn gửi một yêu cầu có mặt tại cuộc họp ngày mai tới tất cả thành viên trong phòng. Bạn có thể chỉ cần trả lời riêng cho sếp về việc đó, tránh làm phiền người khác.

Cách viết email – Mở đầu mail và kết thúc mail bằng lời chào

Lời chào thư:

Dear,
Hello,
Hi,
To whom it may concern,
Dear members of the selection committee,
Hello everyone,
Chào,
Kính gửi ngài,
Em chào anh,

Lời kết thúc thư:

Best regards,
With regards,
Sincerely,
Respectfully yours,
Trân trọng,
Kính thư,

Điều cần chú ý là trong bất kỳ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.

Định dạng văn bản một cách thông minh

Bạn có thể định dạng email của bạn để tăng tính hiệu quả của thông điệp bạn muốn gửi tới người dùng. Sử dụng dấu gạch ngang đầu dòng, đánh số thứ tự, viết nghiêng, viết hoa, bôi mầu, xuống dòng,… để người đọc nắm bắt được thông điệp của bạn được dễ dàng. Tuy nhiên đừng lạm dụng điều này. Quá nhiều điểm nhấn trong văn bản có thể làm người đọc bị xao lãng và không chú ý tới điều bạn mong muốn.

Nói lời cám ơn.

Khi nhận được phản hồi từ đối tác, dù là phản hồi tích cực hay không tích cực. Bạn cũng nên có từ Cám ơn trong thư.

Nói lời Xin lỗi.

Trong quá trình làm việc, trao đổi email, khi cần thiết, bạn cần nói lời xin lỗi.

Sử dụng ngôi nhân xưng Chúng tôi.

Chúng tôi thể hiện sức mạnh tập thể, đoàn kết, trân trọng thành quả lao động có được từ một đội ngũ, không từ một cá nhân riêng biệt.

Cách viết email – Đặt mình ở vị trí sau cùng.

Thay vì xưng “Tôi và các bạn”, chúng ta sẽ nói “Các bạn và tôi”. Chúng ta đặt chúng ta ở vị thế sau, đặt đối tác, đối tác lên trước thể hiện tính khiêm nhường của bản thân.

Nghĩ trước khi bạn viết email.

Hãy tưởng tượng gửi thư là một công việc của bạn. Bạn có Plan: Nghĩ trước khi viết thư, Do: Viết thư, Check: Đọc lại bức thư của mình sau khi viết, Act: Gửi thư.

Đọc lại trước khi bạn gửi email cho người nhận.

Webvocuc

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Webvocuc.com! Cập nhật các bài viết khác từ Webvocuc để biết thêm nhiều thông tin mới nhất về thiết kế website chuyên nghiệp và marketing online.